学林探赜（第3辑）

第三十九章 图书馆采编工作与馆藏质量控制

　　⊙康芬

　　图书馆的文献采访工作和文献编目是图书馆最基础的业务工作。采访、编目工作简称采编，相对图书馆整个业务流程来说，采编工作是图书馆信息资源开发、配置的重要环节，是关系到图书馆馆藏建设质量及读者服务效率的基础，是图书馆的工作根基，在我国图书馆业界已经形成一套相对稳定的工作流程，它的工作是否到位，直接影响着图书馆的馆藏质量和服务水平。美国图书馆学家唐斯（Robert B。Downs）曾说：“后人对我们工作如有所褒贬，绝不是因为完备的目录，精密的分类方法，简便的出纳制度，或是完善的参考服务，而是针对藏书——究竟从我们的手中留下些什么，或是忽略掉什么。”可见馆藏质量的优劣是图书馆赖以生存和发展的根本。

　　采访工作是根据馆藏发展政策和采访工作计划，利用各种渠道搜集图书馆所需的各类型文献资源；编目工作则是对采访搜集的各类型文献资源进行整序，依据行业标准如《中国机读目录格式手册》《中国图书馆分类法》《汉语主题词表》等，或利用国家图书馆联合采编中心等书目数据中心数据进行分类、著录和标引，力求全方位多角度提示文献资源外在特征和内容特征，从而有效揭示馆藏。传统上图书馆基本采编有三种机构设置：一是采访和编目独立成两个部门；二是采访和编目合二为一成采编部；三是以文种分为中文采编部、外文采编部等。这三种机构设置各有利弊，但不管如何设置，其业务工作内容同属文献资源建设的体系范畴，最终的目的都是更好地发挥采、编工作职能，使其效益最大化，提高采编工作质量，为图书馆其他业务的开展打下良好基础。采编分设可以明确各自分工，职能的范围清晰，自身业务精湛，但是采访人员与编目人员之间容易引发工作上的差错，沟通不畅的话重订、漏订的情况比较多，对馆藏质量造成一定影响；采编合二为一，把采访与编目紧密地联系在一起，便于图书馆工作的部署，有利于工作流程上的沟通与合作，图书馆的人力、物力、财力得以集中起来综合利用，减少了交叉工作，有利于馆藏质量的控制，网络环境下采用这种方式的图书馆比较多，是为了加强采访的力量，提高编目的质量，应对时代的变化。

　　一、网络资源环境下的采编工作与馆藏质量控制

　　传统的采编对象只是针对纸制的文献资料，而新时期图书馆的采编对象扩展到了视听型、机读型、光盘型、网络型的电子数字信息资源，为了满足用户需求和图书馆网络化建设的需要，让有限经费采购到更多更好的文献资料，使之利用率更高、服务的人群更广泛，很多图书馆都调整了采编策略，对各类文献的入藏比例和经费支出进行比例调整，采购重点开始转向电子资料。图书馆电子资源采购量在大幅增长的同时，采编方向和采编模式也有了新的改变。这种方向性的转变，对图书馆的馆藏政策与馆藏结构提出了新的要求，对馆藏质量的控制也提出的新的机遇与挑战。从全国高校图书馆图工委提供的数据来看，从2006年开始，高校图书馆采购纸质文献的经费连年走低，而采购电子资源的经费则连年走高并呈持续增长的势头，如北大图书馆馆长朱强和中国科学院文献情报中心主任张晓林等，就历来主张图书馆应当大力发展电子资源馆藏建设，他们认为，将来的馆藏发展就是电子资源取代纸质资源成为馆藏的主要内容，他们的观点从一个侧面反映了图书馆馆藏建设的未来走向，图书馆采编部门也必须跟上步伐，加快信息检索自动化、促进网络化进程，为新的馆藏做好质量把控。另一方面，传统图书馆的采访和编目工作是在相对封闭的环境下对印刷型文献资源进行组织加式，馆藏文献资源基本止于纸质文献，馆藏质量的控制相对简单，新时期，计算机网络技术、信息技术的发展，联机合作编目的广泛应用、图书出版发行的市场化运作，给图书馆事业发展带来巨大影响，使采访和编目工作的环境、对象、工作模式等都发生了很大变化，面临诸多机遇和挑战，需要图书采编人员重新审视和研究两者之间的关系，以适应新形势、新发展的要求，以高质量的馆藏和服务，跟上时代的步伐。

　　1.出版发行的载体多样化。

　　网络时代，出版发行的载体更加多样，载体类型由传统的以印刷本出版物为主发展到印刷纸质出版物、电子出版物、数字出版物、网络出版物等多种载体出版物并存。由于传播载体的多元化需求变化和出版技术手段的提升，同一作者的同一内容的文献可以通过多种载体形式的出版物并存出现，一些纸本图书依据市场传输信息按需即时印刷的情况开始出现，一个纸质与电子、印刷与数字多媒体立体出版共生的过渡性局面开始呈现；此外，网上采访范围广，不受时间和距离远近的限制，轻点鼠标就能访遍全世界的网上书店。这同时也意味着网络时代，图书馆采编工作的难度急剧增大，出版发行部门借助于信息网络体系、服务商、供货商进行多元渠道传输发布或传递，但这些信息的多元传输渠道却缺乏统一的信息整合发布机构，出版商、服务商、供货商等各自为政，形成信息来源渠道多、格式不规范、大量信息重复发布的繁杂局面，使图书馆采编人员对其进行有序的整合归类造成了相当的难度。在总采访信息量大，有充分选择余地的情况下，除了供货商提供的样书及书目信息外，广泛地收集出版发行及书目信息等，整合成规范可使用的信息，就成了采编人员的一项重要工作。

　　2.馆藏资源的外延得以拓展

　　馆藏资源从单一的纸质文献已经拓展到电子资源、数据库资源和网络资源，这极大地丰富了图书馆的馆藏，同时也为馆藏质量控制增加了难度，采编人员不再为过去那样为找不到信息而担忧，而是为怎样能够方便快捷地找到准确有用的信息而发愁；再者，过于庞杂的网上资源，难以把握内容质量关，这些都造成采编人员查重难度增大，不再像过去单一纸本主导的出版时代，只需要查看本馆是否有收藏即可决定是否采购。在多语种、多载体文献、多出版模式并存的现状下，采编人员不仅要考虑馆藏的布局，进行纸本图书的查重，还要兼顾其他电子图书、数据库、多媒体数字资源等其他载体的相同内容的文献是否有藏，这样多途径的文献载体查重，才能有效地保证馆藏质量。

　　3.发行渠道繁杂，但采购渠道相对单一，增加了文献采到率的难度

　　招标采购使图书馆采编人员采购渠道受到一定制约，任何一两个供货商都不可能做到全品种供货，对于纸本文献而言，这种招标采访模式的成功建立在供应商具有相当的实力与较强的责任心的基础上，否则就势必造成相当数量的文献资源缺藏，影响馆藏质量。

　　4.数据库建设和网络信息开发和组织问题不断涌现

　　随着数字图书馆的发展，数据库开发商日益增多，其提供的内容和传统文献资源多有交叉、重复，采编时与各种资源的重协调等工作加大，对数据库的使用评估工作难度日益加大。在网络信息资源的开发和组织方面，有能力的一些高校或专业馆已经进行网络信息资源的开发和组织，如学科仓储特色资源库及开放获取资源的建设，作为网络时代馆藏的组成部分，数据库的质量控制也迫在眉睫。

　　针对网络时代的特点，采编部门要做好下面几项工作来有效控制馆藏质量：

　　（1）调整重心，适应采编环境的变化。

　　网络时代，传统图书馆的馆藏资源与服务理念都发生了很大的变化，技术的飞速发展，虽然图书馆的本质没有发生变化，都是对于读者的服务，但是服务内容、服务方式、服务的重点都发生了变化，而这种变化对于图书馆来说，也是革命性的。因此，图书馆采编人员也需要更新思想，转变理念，更好地为用户服务。把读者的利益作为第一目标。网络时代图书馆强调贴近用户，注重用户体验和用户参与，致力于从传统图书馆的被动服务向现代图书馆主动服务转变，加大图书馆的开放性，从以馆藏文献为中心到以用户为中心，这就要求采编人员要始终把读者的利益放在第一位，为读者提供高质量的馆藏资源。首先要深入了解读者的需求。采编人员是连接信息资源与读者需求的中介，承担着为大众、教学或科研等需求开展文献资源建设的责任，新技术的日新月异为图书馆采编人员提供了更多了解读者需求的平台，使被动服务变为主动服务成为可能，把读者的“馆藏满意度”作为评价标准，以此为考核图书采编质量的最重要标准。在采编过程中，可以通过问卷调查、访谈等方式获取读者的阅读倾向，估计要订交文献的潜在利用率，保障馆藏文献的前瞻性。其次，提高网络化的信息服务技能，具备良好的计算机操作能力和信息收集与处理能力，努力成为网络专家，同时充分调动读者的积极性以及参与热情，借助网络交流平台，鼓励读者参与到馆藏质量的控制的工作中来。

　　（2）力求多元，适应采编工作渠道的变化。

　　网络时代环境下，随着社会政治、经济和科技的发展，图书数量激增，销售渠道的多样化，使图书馆的采编渠道也随之变化，预定、现采，网上订购以及招标采购等灵活多样的订购方式为图书馆的采编工作注入了新的活力，同时也使馆藏质量的控制提高到一个新的高度。以下采编渠道是网络环境下常用的：①网上订购。目前，网络已经深入人们生活的各个方面，电子商务也风靡全球，网上书店通过人与电子通信方式的结合，依靠计算机网络，以通信技术为基础，实现图书的网上交易。大多数书商、出版社和网络店都提供了网上订购业务，图书馆的采编人员可以以网络为媒介，以交易双方为主体，根据网上书店设计的购书程序，方便地在网上下订单，付款。另一方面，网上书店能提供实体店所不及的海量书源信息，采编人员可以及时掌握最新出版动态，使采编在全面了解后能做更科学性的决策。②网上荐书平台。很多图书馆已经将读者直接参与馆藏书目选购作为一种策略常规化实务化，比如上海市杨浦区图书馆就推出了“你点我买”的采购计划，即从其图书馆采购经费中划拨一部分额度，并用这些额度来购买读者所推荐的图书，由读者点书，图书馆采购，供读者借阅。这意味着，将来的图书馆采购，很大程度上将取决于读者的阅读兴趣和价值取向。③其他网上采编途径。利用特有的信息采集、甄别、分类、整合、加工处理等技术手段，将网上庞杂的各类信息进行去粗存精、择优淘汰、按照用户的不同需要分门别类加以组织并建立相关信息库，从而使用户可以直接获取符合其需求的直接有用的知识。采编工作人员要加大“访”的力度，拓展资源获取的途径，注意搜寻丰富的免费网络资源，将网上的虚拟资源进行整理和链接，把它纳入馆藏的范围。因此网上资源馆藏化，应当成为采编工作的一项重要内容，不但有助于丰富馆藏，提升馆藏质量，而且能为读者提供针对性的服务，提升图书馆的文献服务水平。

　　二、招标采购与外包编目下的采编工作与馆藏质量控制

　　近几年，业务外包管理方法在我国图书馆界得到了极大的发展，目前图书馆业务外包主要集中在采访和编目工作的外包。外包形式分为全部外包和部分外包。全部外包就是将采编已有业务工作外包；部分外包就是把采访中的查重、订单制作以及图书加工中的拆包、验收、粘贴条形码、加装磁条、盖馆藏章等；编目工作中的分类、著录、标引、打印书标、贴书标以及典藏业务中的分馆藏地等，外包给图书供应商或数据公司来完成。利用网络合作而构建的具有统一标准的联合目录数据库，真正实现了联机合作编目，各成员馆可以上传或下载编目数据，大大降低了原始编目数量，特别是大量的原始数据被套录的两大编目中心的数据所取代，使编目技术难度降低，因而也为编目工作的外包创造了条件，成为业界的一种发展趋势，这也是图书馆近年来在采编人力不足的条件下的必然选择。

　　1.招标采编的优点

　　（1）图书采编更加规范透明。

　　图书馆在招标说明书中对书商资质、图书质量、服务及采购金额等方面明确规定，以公开招标的形式，按照一定的规则，经过招标、投标、开标等一系列程序，公开、公平、公正地从多家书商中选取出数家书商作为馆藏配商，从而使图书的采编更加规范、透明。

　　（2）图书采编成本降低。

　　跟以往采编图书不同，现在图书馆的图书采购是面向所有书商公开招标，各书商为了多占有图书采购的市场份额，拿到招标订单，必然会尽可能地给图书馆提供尽可能多的优惠折扣或增值服务，如此图书馆降低了图书采编成本，从而可以使有限的经费购买到更多的书，达到丰富馆藏、更好地为读者服务的目的。

　　（3）提高采购的质量。

　　中标书商在投标时，对图书馆的馆藏定位和馆藏方向可以有个大致了解，采编人员通过后期的联系与沟通，书商一般都能够按照图书馆的要求提供个性化的书目信息，改变了以往采编人员从社科新书目、自科新书目及各个出版社获取书目信息的状况，使书目信息在很大程度上得到了整合，采编人员能够“广、快、精、准”地获取书目信息，使订单的制作在时间上和质量上都得到了保证。此外，书商还为图书馆提供现场采购的大型书市，使图书采购更加快捷、直观、有效，减少从订单购书的失误，从而更有效地控制馆藏的质量。

　　（4）提高了编目效率。

　　在图书的编目环节，现在书商不但都能按出版社、出版时间及类别提供包括MARC格式、ISO格式、EXCEL格式等多种形式采编数据，能够按照各个图书馆的要求给图书以不同程度的加工作为附加值，一般图书馆要求书商做包括贴磁条、贴条形码、盖馆藏章的前期加工，而编目数据随书批量送达，这样减少了采编部门工作量，拿到数据后可以很快地把图书加工上架；有些图书馆则基于自身的实际需要，要求书商到馆加工，由于有书商介入到图书馆的采编环节，不仅节省了图书馆有限的人力、物力，有效地缩短了图书采购与编目的周期，加快了图书上架的速度，而且更加规范，保证了书目数据的质量，采编的质量得以提升，使馆藏得以快速揭示，提高了馆藏的利用率。

　　（5）书目数据的规范化和标准化，便于馆际互借与资源共享

　　目前，国家图书馆联合采编中心和“211工程”的高等教育文献保障体系（CALIS）联合编中心是我国图书馆界最大的两个书目中心数据库，图书馆计算机自动化集成管理系统的使用，使采访和编目能共用一个平台，联机编目得到长足发展，书目数据的规范化和标准化使馆际互借得以实现，图书馆馆藏得以拓展，馆藏在数量和质量上都得以弥补。

　　（6）提高了采编人员的综合业务能力和知识结构

　　招标采编，让图书馆采编人员从繁重的劳动强度中解脱出来，使他们有更多的时间来进行深层次的业务训练，由文献层面深入到知识层面，同时，作为历史不长的图书馆新业务，处于探索阶段的招标采编工作也存在着一些影响馆藏质量的弊端。

　　2.招标采编的缺点

　　（1）图书质量不尽如人意。图书馆的采编工作是通过招标的方式，依据一定的标准确定合作的书商或数据服务公司，而这些公司面对的是各种类型的客户，对各个图书馆的馆藏建设缺乏基本的认识和足够的重视，作为以营利为目的的经营机构，难免为追求更高利润而只顾供书数量而不顾供书质量，比如提供一些过时的、利用率低的、质劣而价高的图书给图书馆；如果验收的员工对图书馆馆藏的结构与发展规划缺乏了解，在图书验书时只注意书单与价格等问题，而忽略了图书是否适合本馆的收藏方向和图书的质量问题，那么不适合本馆的图书就堂而皇之地进入到馆藏，长此以往，必将影响到整个馆藏的质量。

　　（2）附送服务质量不高。现阶段编目外包成为很多图书馆的正常业务，虽然减少了图书馆的工作量，弥补了图书馆编目人员不足或业务能力不强的问题，有效地提高了编目效率，新书与读者见面的时间大为缩短，文献的时效性得以提高，但承包商附送的编目数据，有的来自于套录各类联合编目中心的数据库，有的套录不到，则由本公司的编目员自编，因此数据来源与数据质量并不稳定。外包公司的编目员水平参差不齐，不太重视编目数据的标准化要求，经常是简单地照搬图书在版编目数据，其薪酬的计件提成，也必然导致工作时为了赶超任务只求数量，提供的编目数据质量不高，有的图书加工不按图书馆规范操作，既影响图书入藏也影响馆藏的流通。

　　（3）对采编队伍的负面影响。采编业务的外包，使图书馆采编工作的内容和工作方式发生了显著变化，传统图书馆采编是图书馆的核心部门，往往高素质的员工都集中在采编部门，随着采编工作外包，采编部门面临弱化和萎缩，造成了采编队伍的不稳定和流动频繁，外包出现了失误，图书馆根本就没有办法依靠自身的采编人员来矫正，这给藏书质量控制带来负面影响的同时，也给采编人员的心理带来了一定的冲击和负面影响。

　　（4）不利于馆藏质量后续控制。一方面，图书馆片面追求经济效益最大化，书商或承包公司为获得准入资格，都不得不以超出合理的折扣范畴来竞争，这严重挫伤了他们提供高服务水平的积极性，也导致了那些资质优良、进货渠道正规、服务完善的公司，因为运营成本相对较高而压不下折扣，不得不退出市场，如在国内中文图书市场占有“龙头”地位的中国教育图书进出口公司因连年亏损，2011年宣布退出中文图书市场；另一方面，图书馆利用其买方市场的优势地位对承包商提出各种附加服务越来越多，图书馆的日常业务有过分转嫁的势头，这增加了承包商的负担，使其不能专注于核心业务，无形中就影响了图书质量，为了降低成本而在供书质量上大打折扣，这对后续馆藏质量的控制十分不利。

　　针对采编招标中出现的问题，也为了更好地控制馆藏质量，在采编工作中图书馆要吸取教训总结经验，应对挑战。

　　3.馆藏质量控制的应对方式

　　（1）选择优秀的图书供应商或数据公司。一方面，在馆藏的采购招标中，要及时做好前期准备工作，编制规范、完善的招标合同与条款，对重点工作条款如采访数据、编目数据、到货率、图书加工、退书等必须写得详细准确，避免仓促采访，例如针对承包公司偷换图书或数据，可以在招标书中明确写上：在现场采书时，采购数据应当当场提供给图书馆，否则图书馆有权撤销该次现采。另一方面，在图书采购招标中，选择最低价位的供应商不一定就是最有利于节约购书经费的，往往报价最低的在规模、资信、业绩、服务等方面有欠缺，只有从公司规模、业绩、服务、信誉度等因素与折扣一起加以考量，选出优秀的承包商，并且最好选择两三家承包商，引入竞争机制，充分利用他们的供货特色和服务特色，这样不同类型的供货商竞争，就能提高图书的采购质量，有利于顺利完成图书馆的采访任务，保证馆藏质量。

　　（2）严把图书验收关。承包商为了中标一般都压低了价格，因此加塞价高质次图书、经常少提供或不提供高折图书，对像高教、科学、三联等出版社的订单，往往供货率很低，而这些学术性高的书籍又是很多高校或专业图书馆必需的，缺之就勿谈馆藏质量了。因此，要严防供货方塞书，验收时要逐种对书商所供图书和图书馆的订购数据进行核对，主要核对ISBN号、书名、价格、复本，若非本馆订购的图书，坚决剔除。

　　（3）预留少量自行采购资金。为了使馆藏更具科学性，应抽出小部分经费作为自行采购的费用，以补充急需的文献资料。

　　（4）落实图书采购过程管理与结果评价制度。即使通过严格的招标选定了优秀供应商，也并不能保证图书馆就能获得优质的图书和良好的服务，如果没有很好的监督管理制度以及服务质量评价体系，商家的逐利本性会在追求利润最大化的目的下暴露无遗，他们会毫不顾忌地搭售廉价图书、延迟供货、降低加工质量等。因此加强对采访过程的管理与结果的评价就显得尤为必要。

　　三、采编配合与馆藏质量控制

　　图书馆的馆藏质量如何，离不开采编部门的质量控制，不管是采访与编目分设部门，还是两者合二为一成采编部门也罢，其主要的职责还是把控好馆藏质量，为读者提供优质的文献资源。相对于传统的纸本书，网络时代的采访与编目相互间的关联更大，因此采访和编目部门的合作与协调显得尤其重要。

　　（1）采访作为馆藏质量控制的第一道手续，对馆藏的质量起着举足轻重的作用，而作为馆藏的“第一读者”，编目人员在编目过程要有意识地对文献资源在内容或使用上的不足加以关注，从而及时发现采访人员无法发现的问题。

　　（2）在编目过程中，编目人员有机会了解到更多的信息，比如与此文献相关的其他更好的文献或数字资源，这个领域权威的、相关主题的、获奖情况等信息，这可以补充采访人员只接触到相关的书目和介绍所带来的信息缺失。

　　（3）编目人员在知识面、专业知识等领域有着和采访人员不同的视角，例如编目人员可以通过荐书平台，把所碰到的问题和有价值的信息、推荐的图书及时反映给采访人员，这有利于采访人员与供应商沟通，对所收到的出版信息和推荐书目与已有的采访信息进行查对，如有疏漏可及时改正弥补。

　　（4）虽然现在大多数供应商都提供书目数据，但并不能保证数据的质量，这些数据存在着不准确和不完整的问题，因此，采访人员要与编目人员进行沟通，了解文献资料著录所需的基本要素，以便对书商提出相应的要求，而编目人员对书商提供的数据进行再加工，做必要的更正或补充，以期更好地揭示馆藏，编目人员在碰到问题时应及时记录并反映到采访人员处，由采访人员与供应商进行沟通，以保证书目数据的更高水准。

　　（5）采编配合，以期达到最优化效果，比如组建各种成员可灵活变动的业务团队，由团队来履行各业务过程的职责，从而改进工作流程，减少目前存在的知识结构屏障，更加有效地完成不同类型的文献采编的各项任务，同时也为采编人员提供了一个展现自我能力的机会和平台，充分发挥每个员工的长处与积极性，做到采编齐心协力，把图书馆的馆藏质量提高到一个新的高度。

　　参考文献

　　[1]黄宗忠，论图书馆采访学[J]，图书馆，1997（4）：1-8，11.

　　[2]段俊，新形势下建立图书馆采访质量评价体系的探索与思考[C]//国家图书馆外文采编部，新信息环境下图书馆资料建设的趋势与对策：第三届全国图书馆文献采访工作研讨会论文集，北京：国家图书馆出版社，2009：245-249.

　　[3]王海英，王波，高校图书馆采编业务外包的实践与思考：以贵州大学为例[J]，情报探索，2010（4）：112-114.

　　[4]蔡曙光，专业图书馆的立足之本：建立以用户需求为导向的采访工作机制[C]//国家图书馆外文采编部，数字时代的文献资源建设：第四届全国图书馆文献采访工作研讨会论文集，北京：国家图书馆出版社，114-118.

　　[5]邓继权，钟静，公共图书馆图书招标采购问题分析及策略研究[C]//国家图书馆外文采编部，数字时代的文献资源建设：第四届全国图书馆文献采访工作研讨会论文集，北京：国家图书馆出版社，127-131.

　　[6]谭春花，网络环境下图书馆采编工作的创新与协作[J]，情报杂志。2008（4）：148-150.

　　[7]张玮，候宁，新信息环境下图书馆多元化文献采访模式[C]//国家图书馆外文采编部，数字时代的文献资源建设：数字时代的文献资源建设：第四届全国图书馆文献采访工作研讨会论文集，北京，国家图书馆出版社，224-228.