做汇报(presentation)有感

中国人在外国公司做事, 最怕的就是在众目睽睽之下做汇报(Presentation).

 

汇报有多种形式, 有正式的, 有随便的; 有圆桌会议型的, 有站在台前面对听众的, 还有纯在电话里进行的, 等等. 无论何种形式的汇报, 都对树立一个人的职场形象至关重要, 是得到上司, 同事, 和客户认可的重要(有时是唯一)的途径. 而且, 很多决定都是在听取汇报之后作出的, 好的汇报会大大增加你的说服力; 而要在大机构里做出成效, 必须要不断的说服别人, 因此汇报的成败往往直接关系到你的业绩. 而中国人在非母语环境里做事, 语言上就先天不足, 加上我们从小的教育并不注重这个, 因此这让很多在外国打拼的中国人感到头痛.

 

N年前, 我进入了一个不论从哪个角度都排得上全球前十强的大机构做事. 当时我刚从一个很普通的州立大学毕业, 英文又是我的二外, 可想而知还不灵光, 进入这个公司完全是凭着实习期间的工作表现. 面对周围一群野心勃勃的名校毕业的美国人, 我心里暗暗打鼓, 有点底气不足, 但又不甘人后, 于是不动声色的观察他们, 了解他们的长处.

不久我发现, 他们真正做起事情来, 能力不一定比我强, 可是人家做汇报时那侃侃而谈的劲头, 确实显得比我更有条理, 更自信, 更能说服人, 而且一看就是当领导的苗子. 相比之下我好象只是个埋头做事的人而已, 人家总说我好人 (Nice), 也很聪明 (Smart), 却从没人说过我有魄力 (Edgy). 在职场上, '好人'往往是'无用'的代名词, '聪明的好人'顶多是一个理想的团队合作者, 却不一定是个好的领导. 我可不想人家有这样的印象.

 

好了, 知道了差距就努力呗. 先从苦练英文开始, 口语笔头双管齐下, 直到大家都说在工作环境里听不出也看不出我是外国人. 同时, 我上了好几堂专门教你如何做Presentation的培训课, 练习语气眼神, 身体动作, 如何构思, 如何做PPT, 等等. 我还特意对着录音机说话, 练习提高自己的嗓门, 因为即使我觉得已经很大声了, 人家还是觉得我的声音太小. 公司平时大大小小的汇报是家常便饭, 练习的机会很多, 每次我都会精心准备, 连开场白, 结束语和中间的起承转合都预先构思, 免得到时候张口结舌接不上来.

 

过了两年, 我觉得该努力的地方已经努力了, 但从上司的评语来看, 我并没有得到预先期望的认同: 能做事, 但不算顶拔尖的, 汇报技巧好象总是列在需要改进的项目之内. 与那些特别优秀的同事比起来, 我在英语方面不存在什么劣势, 汇报的内容和观点也不差什么, 但效果不尽人意, 人家那挥洒自如的风度我总也学不来.

 

于是, 在一次重要的汇报之后, 我请教一位我非常佩服的经理:'您觉得我刚才的汇报做得怎么样?'

他客气的说:'很不错, 显然你对讨论的话题很熟悉, 看得出你知道你在说什么.'

我还是不满意, 恳切的问:'谢谢你. 不过, 您觉得有什么可以改进的吗? '

他想一想, 认真的说:'Talk less (少说话)'.

 

Talk Less?

 

此话虽然出乎意料, 细细思之却意味深长. 一语惊醒梦中人, 我恍然大悟, 知道自己的毛病在哪里了.

 

这就是: 矫枉过正.

 

越是不自信的人, 越是喋喋不休的说个没完. 生怕人家不明白, 拼命的把脑子里的东西全倒出来. 孰不知, 汇报的成果不在于你说了多少, 而在于对方听进去多少. 忽视了这一点, 费多少功夫也白搭.

 

越是自信的人, 越是胸有成竹, 气定神闲, 风格沉稳, 说话简练而切中要害. 他们不需要说太多, 他们只需要以最简单明了的方式, 说该说的话, 这样才让人印象深刻.

 

怕自己现场没词了, 提前准备发言稿, 却给人以背诵的感觉, 显得紧张不自然, 旁人看了都替你觉得累. 如果是自己非常了解的内容, 何妨大略的列个提纲, 记下重要数据和事实, 到时候现场发挥, 视需求而定. 当然, 如果语言表达有困难则另当别论.

 

各人都有自己的一摊子事, 你觉得很重要的内容, 对方不一定觉得重要, 人家也不一定有这个必要了解你工作的每一点细节. 同领导汇报时尤其要注意, 因为你的整个世界在他那里可能只是地图的一小角, 过分的, 不分场合对象的介绍细节, 会让人觉得你看不到全局, 甚至有些琐琐碎碎婆婆妈妈的小家子气, 缺乏领导才能是肯定的.

 

每个人都愿意觉得自己聪明, 当他能听明白你说的内容时, 就会饶有兴趣, 积极参与, 你也能顺水推舟的向对方推出自己的观点, 得到期望的回应和支持. 一下子说太多细节, 尤其如果仅从自身视角来说, 不但于事无补, 反而让对方感到迷惑. 一旦人家听不懂你在说什么, 对你的汇报自然就失去了兴趣, 那你就成了自说自话, 人家不打哈欠算是客气的. 我们这儿的氛围比较直截了当, 常见的是对方轻敲一下桌子打断你:'got it (明白了)', 潜台词是:'move on (继续)'. 其实他不一定真的明白, 而是没兴趣听. 多被人这样打断几次, 自然就乱了阵脚, 只好草草收场了事.

 

我的印象中, 越是两耳不闻窗外事的人, 说话往往越让人不明白, 他还怪别人太笨. 也许别人真的不如他聪明, 但肚里有货倒不出来, 就只能埋头一个人做事了, 领导不了别人的.

 

越是见多识广的有领导才能的人, 越能从听众能理解的角度来说话, 深入浅出才是真本事.

 

那么, 与其沉浸在自己的世界里单方面说话, 不如开门见山的来个简练的开场白, 然后根据对方想听什么, 以及你希望他事后记住什么, 该详细的详细, 该简略的就一带而过, 不要啰里啰唆的多费口舌.

 

每一个话题, 先不忙把所有细节都急急忙忙的如竹筒倒豆子般解释, 先来个概括把观点表明, 如果对方表示想了解更多, 再提供深入的信息. 我们这儿形容一个人对某个领域知之甚少, 常说这个人'can't answer 3 questions deep' (回答不了三个深入的问题), 这说明我们公司汇报的形式讲究互动(其实大部分美国公司都这样), 也从反面说明, 如果能做到有问必答, 就显得你懂得更多, 更有深度, 更自信, 也能让听众产生兴趣, 更有参与感.

 

就象中国画讲究要'留白'一样, 做汇报时偶尔的停顿几秒钟也很重要, 这样能给听众一个喘息的余地, 让他们有机会思考你刚刚说过的观点, 甚至能有机会插话或者提问. 狂风暴雨般不停歇的说话, 往往会让人应接不暇, 产生疲惫或者厌倦的反应, 自然汇报也不会成功.

 

我终于明白了为什么人家做汇报时能够挥洒自如, 侃侃而谈, 那是因为他少说, 多看, 多留心听众的反应, 注意与听众互动, 因此他知道他说的东西人家乐意听, 也在用心听, 有什么比这个更增加信心的呢? 自顾自的说话, 得不到对方的回应, 心里自然不踏实, 因此越发不自信.

 

Talk Less(少说话), 这是我听过的关于汇报的最佳建议, 因为Less is More (少即是多). 尤其后来当我有机会转换角色, 坐在听众席上听下属做报告时, 对这句话更是深有体会.

 

在外面做事, 与人沟通是免不了的, 因此做汇报是个不断练习和改进的过程. 很多资深职业经理人都承认, 在他们整个职业生涯中都需要不断练习这方面的技巧.

 

尽管后来我的汇报能力有了很大提高, 也听到过不少赞扬, 我至今仍然觉得这是我工作里最具挑战性的一部分. 有时候不注意还是会犯老毛病, 所以我时常提醒自己, 一旦发现对方注意力不集中, 就马上改变策略, 避免喋喋不休的令人生厌. 不过这确实不是件很容易的事, 需要长期的练习和自律.

 

世上无难事, 只怕有心人. 我相信汇报的能力一定是可以练出来的. 谨以这点粗浅的体会与大家分享吧, 共勉!

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后记:  这是一篇写于2006年的旧作.

如果说"Less is More", 那我这篇文章就有些搬起石头砸自己脚的嫌疑, 呵呵. 但这不是做汇报, 是给一个当时刚出来工作的妹妹分享体验, 自然就知无不言, 言无不尽了. 过几年后再读, 虽然浅显, 但道理并没错, 所以也就大胆发出来请大家指正.