职场老将分享:Assertiveness (二)

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第一部分贴出后,有网友对在公司里出错,是否/如何道歉提出了疑问。部分老师为此分享了自己的心得体会,我觉得非常有价值,汇总后单独成篇,放在了《职场老将分享Assertiveness(一)外一篇:要不要道歉?》里。


网友还对一位老师对下属说“No”的做法提出了质疑,认为说“No”简单,但不利于赢得下属的loyalty。对此那位老师解释说:

“当然没那么简单。第一次会问他都有什么工作,帮他列一下哪些可以先放下,哪些先做。有些时的确忘记叫他做这做那,事情太多。每个人情况不一样,有些人故意推托工作,想把工作推给别人,这时我就没多少耐心了,告诉不行就是了。不是每个下属都可以用正常思维管理的。要看是谁了。就像孩子,在他多次无理要求后,你只能简单地跟他说no. 我不需要跟他解释理由,因为他其实是知道的。职场中有时要慢慢了解人心,慢慢开导。到一定程度,或面对某些不知趣的人,时间真的有限。因为还有无数的工作要做。”

还有一位同学说,下次再有人歧视我的英语不好,我就用一位老师分享的做法回敬他。这里需要补充说明一下,那位老师在平时是相当与人为善的。他说:那个美国下属“刚开始对我挺抵触的。那一段对话是我们刚刚搭档时她的表白。当时我认为是一个挑战。但是,我当时的语气是很友善的。在以后的工作中,以我的知识和经验给予她很大的支持。同时,也多次很诚恳地向她请教了关于美语表达中的问题。我还真的教了她几句汉语。在小事上,我从来不管,并且能通融的地方尽量通融。甚至在一个主管找她麻烦时我还保护过她。总之很多关照。渐渐地我们成了朋友。她很尊重我。在她结婚时,我还送了礼物。她人长得漂亮,很自信,也很冲。许多公司老人都觉得她是一个小刺儿头。但是我自认为处理的手法是对路的,结果还是成功的。”“总的来说,不要与人为敌。但是,必要时要棉里藏针。能帮人一把时,尽量帮一把。我甚至多次代人受过。但是那人得是明白人。几年下来,公司中交了很多朋友。工作上自然越来越顺利。”

说到职场关系和assertiveness的运用,另一位老师的做法是:“对直接下属严格些,因为他们是保证你出成绩的主要力量,你需要对他们保持一定的权威。而对下属的下属,反而要随和,因为他们是你的人缘基础。对老板,尽量不反对,但如果非常不赞成,也要提出来,但要充分准备答复老板可能问到的问题。”

虽然大部分老师认为应该表达自己或自己团队的想法、坚持正确的意见,而且在美国职场文化中,这样做是得到认可和尊敬的,“如果上级对你的建议有异议,而你对自己的看法很有把握,可以有理有据地摆出自己的观点,说明为什么你会这样做。一般来讲,如果你的意见合情合理,有头脑的上级还是会考虑的,他最后不一定会采纳你的建议,但至少他听到了your voice,这点也很重要。”“能否得到老板的赏识,恰恰在于你提出反对意见时,能否做到有理有据有礼有节。要让他在同意你的意见时不觉得你冒犯他的权威。”

但是有时候,“自己的论点想法并不总是对的,有些information我们并不是全知道。多听听别人的意见,有时会发现更好更有用的方法。”有了这样不会让人刚愎自用的思想基础,在行为上要做到be assertive而不be aggressive/defensive/stubborn,一是要把握尺度,二是要注意表达自己意见的方式方法。

在尺度上,

——“这件事我是可以改变主意因为对事情更有帮助,那件事我一定要坚持到底因为我是对的。专业知识,对事情的判断,预测和敏感度,都会帮助做这个judgment call。还有一点就是看对方是谁。同样的态度对这个人work,对另一人就不一定。对老板不一定要言听计从,但一定有理有据才能说服对方。如果把他/她彻底说服了,他/她以后只会更尊重你。要特别注意不要一不小心在老板眼里,显出气急败坏,变成defensive。说服对方要讲究技巧,还有就是do you homework, 这样才能有自信”。

——“如果不是原则性问题,谦让一点也无妨。如果是原则性问题,那要看具体的场合,具体的人员,当时大家的情绪等等。有时需要果断地说不。但是很多情况下曲线道路没准儿会取得更好的结果。具体怎么个曲线法,与具体情况及当事人的社会经验很有关系。阅历较深的人往往方法信手而来,很自然地把事情处理好。我在工作中常常遇到大家有分岐的时候。其中一个原则是找到解决问题的最佳方案,而不是为了谁争头份儿这类的事。如果是这样的话,大家容易合作,较容易达成共识。”

——“我的看法是在决策阶段,遇事要表达自己或自己部门的观点和看法,但不要总是固执己见。有时要坚持(在相持不下的时候,公司往往有更上一级的解决机制)。有时要妥协(事情往往不是谁对谁错,而是出发点不同,各有侧重)。但一旦决定形成后,执行就是了。最重要的是不要情绪化,不要走极端。如果好的意见不表达,确实正确的意见不坚持,或遇事乱发言,都不能赢得尊重。”

那么具体怎么做呢?一位老师说:

“我的经验是沟通最重要,在沟通的过程中,一般会发现谁的方法效果最好。

如果是同级同事的建议我不同意,我会问清楚他为什么有此建议。如果被他说服了,便采取他的建议。如果还是不同意,我会感谢他的建议,自己该怎么做还怎么做。(我对同事没有服从的义务。)

如果是我管理的同事有不同的建议,我会问清楚他为什么有此建议。如果被他说服了,便采取他的建议。如果还是不同意,我会告诉他按我说的做。(我要为我管理的同事做的事负责。)

如果是管理我的同事的建议我不同意,我会问清楚他为什么有此建议。如果被他说服了,便采取他的建议。如果还是不同意,我会试着说服他。如果还是说不服,便按他所说的做。(管理我的同事要为我做的事负责,听从他的建议是我的职责之一。)”

在讨论问题时,要做到有说服力,事先的准备非常重要。做足功课,才能让“your analytical process and alternatives be well developed, your statements be fact based, your proposals be solution focused and judgement be accurate.(Don’t be judgemental, though.)”

另一位老师则谈到最好能找到一个同盟军:

“If you anticipate issues or arguments, touch base with your boss ahead of the time, get him/her on your side, and go from there.  If you are not so sure about the topic, get an expert on your side.  Never go to a meeting unprepared.”

做好了准备,就可以胸有成竹,用事实和数据说话,让自己的论点有说服力。

有一点需要提醒:“在谈事情(尤其是争意见)的时候,要注意保持对人的尊敬,注意到人的情绪。要别人同意不是要把大家辩倒,事实上,如果你把大家辩倒,大概没有人会同意。所以,做人的功夫往往最重要。

能够尊敬对人,有建设性地谈事情,大概就差不多了。”

诚如一位老师所说,“Work is a collaboration process.  The key is not to have a clear definition of right and wrong, the key is to get where you wanna be as a team.  During that journey, communication is the single most important thing.  Being a good team leader is not about WHAT you say, it's all about HOW you say it.”

也就是说,说话的语气和表达意见的方式方法很重要。

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