在外居住华人通常将需要进行公证和认证的整个程序简称为三级认证。三级认证是世界标准，绝大多数国家都需要的程序。
公证英文是，notary，必需本人办理，不可以代办。任何一个有执照的notary 都可以办，邮局，图书馆，UPS，car dealer， estate realtor，boat dealer， auto tag，银行等等许多机构都有这个服务。很多notary 在自家办公，网上查询，很多。这个服务通常免费或者一美元。必需本人出示有照片的ID，当场本人签字，通常立等可取。如果是中文文件，一些notary 不对非英文文件进行公证，所以最好有英文译本。这是第一步。
认证的英文是，certification或者 prothonotary，服务机构通常设在县政府或者县法院。它的作用是对已经进行公证的（notarized）文件进行审查，查看进行notary 的人是否具有法律资格，是否在法律系统中进行备案，并有记录，其资格是否过期等等。审查后在原件上加一张有statement 的纸，并在上面盖章签字。 通常费用在2美元到40 美元不等。这是第二步， 这一步可以代办，不需要代办委托书。
然后，进行第三步，拿这个经过公证（notarized）和认证（certification/prothonophy)的文件去州务卿进行下一步认证，英文是Apostilles, 州务卿对县级政府的certification/prothonotary, 进行州一级的认证，检查县级认证的真实性。州务卿认证通常是5美元到60美元，各州不同。这一步可以代办。
华人将这三个步骤称为三级认证。 之后，这个进行了三级认证的文件需要到中国领事馆进行再认证。递交认证申请时，需要将进行了三级认证（notarized，certification/prothonophy，pastilles）的原件，复印件，护照复印件,以及护照原件交上去。护照原件在验证后当时退还。还需要提供申请表，此表可以在领事馆领取，也可以网上下载。
如果，委托他人代办，必需填写委托书。领事馆提供该表格，也可以网上下载。
由此可见，notary 不可以代办，必需本人出面，而县级政府，州务卿，以及中国领事馆是可以代办的。
